Det sværeste er, at få folk til at bruge den

”Kunsten er ikke at udarbejde en Projekthåndbog, men at få folk med – og at få dem til at bruge den!” fortæller tegnestuechef for Årstiderne Arkitekter i Silkeborg, Katrine Kristensen.

Ikke desto mindre er det starten på en succeshistorie, da Årstidernes skræddersyede standard for udvikling af projekter, ”Projekthåndbogen”, landede på hver medarbejders plads tilbage i juni 2017. Det skete efter en længere, intern proces, som inkluderede både partnerkreds og ledergruppe samt løbende præsentationer for alle medarbejdere på tegnestuen.

”Vi har klare målsætninger for indtjeningen – tidsparameteret styrer vi ikke altid selv, og vi må IKKE gå på kompromis med kvaliteten!” Katrine Kristensen fortæller, at det blandt andet var den erkendelse, der gjorde, at Årstiderne skød processen om udvikling af Projekthåndbogen i gang.

Firmaet var på det tidspunkt nået op på en størrelse af næsten 300 medarbejdere fordelt på otte afdelinger med mere end ni faglige felter og kompetenceområder til at løfte tæt på 700 igangværende sager. Hvordan styrer man en høj og ensartet kvalitet i de projekter, der hver dag produceres? Og i den rådgivning, der hver dag ydes? Det var dén nød, Årstiderne ville knække.

Grundig proces

Projekthåndbogen er en flot opsat bog, som udtrykker, at man mener det her mindst lige så alvorligt, som de projekter, der bliver sendt ud af huset, og processen, der lå forud for tilblivelsen var da også både lang og grundig.

Katrine erindrer, at beslutningen som det allerførste blev forankret i topledelsen – partnerne og ejerne af Årstiderne så nødvendigheden i udviklingen af Projekthåndbogen og valgte at prioritere den tid, en igangsættelse af en sådan proces ville tage. Vel vidende, at det jo ville være tid, der gik fra en hverdag fyldt med drift, deadlines og generel travlhed. Dét her ville være en god investering på den lange bane.

Efter den strategisk vigtige forankring i ledelsen, kom næste ledelseslag med for hvert trin i udviklingsprocessen – og sideløbende blev der kørt åbne præsentationer for alle medarbejderne på tegnestuens afdelinger, hvor alle var velkomne til at byde ind.

”Det vigtigste er at komme i gang – med afsæt i ledelsen!” Katrine Kristensen, tegnestuechef, Årstiderne Arkitekter

Det er godt tænkt, for på den måde får man fra starten skabt ejerskab og langsomt arbejdet tanken om denne nye standard ind hos folk – det vil sige, at hver og en medarbejder har vidst, hvad det var, der landede på deres plads i juni sidste år. Det var ikke et fremmed redskab, man nu skulle blive fortrolig med.

Men det var kun begyndelsen...

Men, som Katrine og resten af ledelsen i Årstiderne Arkitekter godt vidste, så stoppede arbejdet ikke ved udleveringen af Projekthåndbogen til medarbejderne – det var blot starten på en lang implementeringsproces, som både omfattede interne coaching- og uddannelsesforløb samt konkrete case-eksempler fra hverdagen. Katrine beskriver, at implementeringsprocessen også handler om, at vise ren og skær interesse for hver enkelt medarbejder: ”Man skal snakke med medarbejderne – Hvad er det, du laver? Hvad er du god til? Hvad kan du bidrage med, og hvor bør du involvere andre?” udtrykker Katrine.

Derudover understreger Årstiderne Arkitekter på deres hjemmeside, at det kræver mennesker at bygge for mennesker. Derfor nytter det heller ikke at definere en masse tunge systemer og proces-standarder, hvis man glemmer, at det er mennesker, der i sidste ende skal tage dem til sig og gøre det til en del af deres faste rutiner.

Adfærdsdesigneren, Morten Münster, forklarer i sin bog, ”Jytte fra Marketing er desværre gået for i dag”, at det generelt ikke er nok, at der er ”viden” og ”vilje” til stede, hvis mennesker skal ændre adfærd. Det vil sige, at en masse information, omend klart og tydeligt defineret i kombination med viljen til gerne at ville ændre adfærd ikke er nok til at gennemføre en ændring. Det er eksekveringen af viljen, der er den svære – og hvis man forstår det, er man allerede langt.

Ovenstående ligger nok ikke langt fra de erkendelser, Katrine Kristensen fra Årstiderne, i fællesskab med resten af ledelsen gjorde sig i perioden umiddelbart efter lanceringen af Projekthåndbogen. De erfarede nemlig, at selvom stort set alle havde læst Projekthåndbogen, var det endnu kun 13 % af medarbejderne der svarede, at de brugte Projekthåndbogen.

De erfarede samtidig, at medarbejderne gerne ville – at de var begejstrede for initiativet og forløbet, men at de savnede mere opfølgning fra ledelsen samt konkrete cases.

Derfor er Katrine og resten af ledelsen nu i fuld gang med den videre implementering samt udvikling af ”Projekthåndbogen version 2.0” ud fra det, man har lært siden sidst – og hele tiden lærer. Og det er jo i virkeligheden det, kvalitetsledelse handler om: konstant opfølgning. En dynamisk, iterativ proces, som handler om at lære og tilrette, alt imens man løber afsted.

Præcis som det femte af de 7 ISO Kvalitetsledelsesprincipper, ”Forbedring”, foreskriver. Fokus på konstante forbedringer i interne processer og standarder såvel som i selve organisationsstrukturen er nemlig helt afgørende for, at en organisation kan opretholde det valgte præstationsniveau, samt at man i tide kan reagere på ændringer i interne og eksterne forhold.

Og så kom SWECO!

En sidste krølle på historien er, at Sweco i starten af 2018 købte Årstiderne Arkitekter, og det influerer selvfølgelig også på kvalitetsledelsesområdet. Arbejdet med Projekthåndbogen har dog ingenlunde været forgæves arbejde - tværtimod. At Projekthåndbogen overhovedet var udviklet var jo for eksempel et levende bevis på, at Årstiderne havde styr på deres processer og prioriteringer – ikke helt uinteressante faktorer, hvis man som stort ingeniørfirma går i opkøbstanker.

Katrine fortæller, at Sweco selvfølgelig selv har et kvalitetsledelsessystem – de er endog ISO-certificerede – samt at de er knivskarpe på kundeopfølgning – kombineret med Årstidernes fokus på værdiskabelse i de tidlige faser er der basis for en rigtig god synergi og en fortsættelse af den videre læring.